Wann Excel im Betrieb an seine Grenze kommt

In fast jedem Betrieb gibt es sie. Die eine Excel-Datei, über Jahre gewachsen, mit vierzehn Reitern und ein paar Makros, die niemand mehr versteht. Sie hat den Betrieb jahrelang getragen. Irgendwann fängt sie an, ihn zu bremsen.

Der Übergang ist schleichend. Niemand entscheidet, dass Excel jetzt zu klein ist. Man merkt es daran, dass mehr Zeit in die Pflege der Datei fließt als in die Arbeit dahinter.

Einzeln ist keins davon ein Drama. Bei drei oder mehr kostet die Tabelle mehr, als sie einbringt.

1. Es gibt eine Person, die die Datei macht. Ist sie im Urlaub, steht etwas still. Das ist kein Personalproblem, sondern ein Systemproblem.
2. Dieselbe Information steht an mehreren Stellen. Die Kundenadresse in der Angebotstabelle, im Kalender, im Rechnungsprogramm. Sie stimmen nie ganz überein.
3. Jemand tippt regelmäßig ab. Zahlen von einem System in ein anderes zu übertragen ist die teuerste Form von Arbeit. Sie kostet Zeit und produziert Fehler.
4. Gleichzeitiges Arbeiten geht schief. Entweder blockiert die Datei, oder es entstehen Versionen mit Namen wie „Planung_final_v3_NEU_MK.xlsx".
5. Niemand kann nachvollziehen, wer was geändert hat. Ist eine Zahl falsch, lässt sich nicht rekonstruieren, seit wann.
6. Auf die Frage nach dem Stand muss jemand nachschauen. Bei einer guten Lösung ist der Stand einfach sichtbar.

Excel hat sich nicht zufällig durchgesetzt. Es ist unschlagbar schnell für alles, was einmalig ist oder sich ständig ändert. Eine Kalkulation durchspielen, Zahlen gegeneinanderhalten, eine Liste für ein einzelnes Projekt führen.

Schlecht wird es, wenn aus dem einmaligen Werkzeug ein dauerhafter Prozess wird, an dem mehrere Menschen beteiligt sind. Dafür wurde es nie gebaut.

Die Frage lautet also nicht Excel oder nicht. Sie lautet, welche eurer Tabellen heimlich zu Prozessen geworden sind. Nur diese sind Kandidaten für eine Ablösung. Alle anderen dürfen bleiben.

Standardsoftware kaufen

Der naheliegende Weg und oft der richtige. Wenn euer Ablauf dem entspricht, wofür ein Programm gebaut wurde, ist gekaufte Software fast immer günstiger. Prüft ehrlich, ob euer Prozess passt oder ob ihr euch verbiegen müsstet.

Teuer wird sie auf zwei Arten. Erstens durch Lizenzen für Funktionen, die niemand nutzt. Zweitens, wenn ihr euren Betrieb an die Software anpasst, obwohl euer Weg der bessere war.

Excel professionalisieren

Manchmal reicht Aufräumen. Daten und Auswertung trennen, Eingaben absichern, die Datei in eine gemeinsam nutzbare Umgebung heben. Der billigste Weg und für kleine Teams mit stabilen Abläufen völlig legitim.

Die Grenze liegt dort, wo mehrere Leute gleichzeitig schreiben müssen oder eine Historie gebraucht wird.

Etwas Eigenes bauen

Lohnt sich, wenn euer Ablauf euer Vorteil ist oder es schlicht nichts Passendes gibt. Ihr müsst dabei nicht das ganze System bauen. Nehmt den Teil, der am meisten weh tut, und löst nur den. Der Rest bleibt vorerst, wie er ist.

Wie so ein Projekt abläuft, steht auf unserer Seite zu Individualsoftware. Ein Beispiel für eine abgelöste Altanwendung findet ihr bei den Maschinenprogrammen aus Zeichnungsdaten.

Das hängt vom Umfang ab, und jeder, der ohne Gespräch eine Zahl nennt, rät. Wo die Kosten entstehen, lässt sich trotzdem sagen. Darauf habt ihr Einfluss.

• Unklarheit ist der größte Kostentreiber. Wird während der Umsetzung noch diskutiert, was das System können soll, wird es teuer. Ein halber Tag vorab spart oft Wochen.
• Sonderfälle kosten mehr als der Normalfall. Die Regel ist schnell gebaut. Die vierzehn Ausnahmen machen den Aufwand. Entscheidet früh, welche davon das System können muss.
• Alte Daten mitzunehmen kostet Zeit. Überlegt, wie viel Historie ihr wirklich braucht. Oft reichen zwei Jahre.
• Schnittstellen sind aufwendig, wenn das andere System keine vernünftige anbietet. Das lässt sich vorab prüfen.

Rechnet auf der anderen Seite dagegen. Wenn zwei Leute je zwei Stunden pro Woche mit Abtippen und Suchen verbringen, sind das im Jahr rund zweihundert Arbeitsstunden. An dieser Zahl misst sich, ob sich eine Lösung trägt.

Der häufigste Fehler ist der große Wurf. Alles auf einmal ablösen, Stichtag setzen, umstellen. Das geht in kleinen Betrieben fast nie gut, weil das Tagesgeschäft nicht pausiert.

Besser funktioniert es so.

1. Einen Bereich abgrenzen, der für sich stehen kann. Meist der mit dem meisten Handbetrieb.
2. Parallel laufen lassen. Ein paar Wochen doppelt zu pflegen ist lästig und trotzdem billiger als ein Fehlstart.
3. Früh echte Daten benutzen. Testdaten verstecken genau die Sonderfälle, die später Ärger machen.
4. Erst umschalten, wenn die Leute es freiwillig benutzen. Das ist der beste Indikator, den es gibt.

Und falls sich dabei zeigt, dass die Tabelle für diesen Bereich noch trägt. Dann habt ihr das mit Zahlen entschieden statt mit Bauchgefühl und wisst, woran ihr merkt, wann es so weit ist.