KI im Handwerk: Was heute wirklich funktioniert

Zum Thema KI gibt es im Handwerk zwei verbreitete Haltungen. Die eine erwartet, dass demnächst irgendetwas alles verändert. Die andere hat dreimal etwas ausprobiert, das nicht funktioniert hat, und ist fertig mit dem Thema.

Beide liegen daneben. Es gibt einen klar umrissenen Bereich, in dem die Technik heute zuverlässig arbeitet, und einen ebenso klaren, in dem sie es nicht tut. Der Unterschied lässt sich in einem Satz zusammenfassen. KI ist gut darin, unstrukturierte Information in strukturierte zu verwandeln, und schlecht darin, zu rechnen und zu garantieren.

Belege und Dokumente auslesen

Lieferscheine, Rechnungen, Formulare, auch handschriftliche Notizen. Was früher abgetippt wurde, wird fotografiert und landet strukturiert im System. Der Mensch beschränkt sich aufs Prüfen.

Es funktioniert, weil ein Fehler sofort auffällt und die Korrektur billig ist. Genau das macht eine Anwendung tauglich.

Gesprochenes zu Text

Die Baustellennotiz aufs Handy sprechen, statt abends aus dem Gedächtnis zu tippen. Übergabeprotokoll diktieren. Kundengespräch festhalten. Spracherkennung ist inzwischen so gut, dass Umgebungsgeräusche und Dialekt meist kein Hindernis mehr sind.

Das ist wahrscheinlich der Einstieg mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Nutzen. Und der, bei dem die Leute im Betrieb am wenigsten Überzeugung brauchen.

Eingehende Anfragen vorsortieren

E-Mails und Formulareingänge automatisch einordnen und an die richtige Person weiterleiten. Neuanfrage, Reklamation, Terminverschiebung, Rechnungsfrage. Das spart keine dramatischen Stundenzahlen, nimmt aber Reibung aus dem Tag.

Erste Entwürfe schreiben

Angebotsbeschreibungen, Standardantworten, Texte für die Website. Nicht als fertiges Ergebnis, sondern als Rohfassung, die jemand überarbeitet. Der Nutzen liegt darin, das leere Blatt zu überspringen.

Der Entwurf muss immer noch durch einen Menschen. Alles andere fällt euch früher oder später auf die Füße.

In den eigenen Unterlagen suchen

„Was haben wir 2023 bei diesem Kunden verbaut?" Eine Suche, die den Inhalt versteht statt nur Wörter zu vergleichen. Besonders wertvoll in Betrieben, in denen viel Wissen in alten Dokumenten und in einzelnen Köpfen liegt.

Hier wird am meisten Geld verbrannt.

• Kalkulation und Preisfindung. Sprachmodelle rechnen nicht zuverlässig. Sie erzeugen Zahlen, die plausibel aussehen. Für Kalkulation gehört normale Software her.
• Verbindliche Auskünfte an Kunden. Alles, was rechtlich oder vertraglich bindet, gehört nicht in eine automatische Antwort. Der Ärger übersteigt jede Zeitersparnis.
• Chatbots auf der Website für kleine Betriebe. Bei überschaubarem Anfragevolumen ist ein gut sichtbarer, direkter Kontaktweg schlicht besser. Ein Bot, der die dritte Frage nicht beantworten kann, kostet euch die Anfrage.

Die Faustregel. Fällt ein Fehler sofort auf und ist billig zu korrigieren, ist die Aufgabe geeignet. Fällt er erst später auf und kostet dann Geld oder Vertrauen, gehört ein Mensch dazwischen.

Daran bleiben die meisten Vorhaben hängen, meist unnötig, weil die Frage zu spät gestellt wird. Drei Punkte gehören vorab geklärt.

1. Welche Daten sind im Spiel? Ein Lieferschein mit Materialpositionen ist etwas anderes als eine Personalakte. Trennt das, bevor ihr über Technik redet.
2. Wo wird verarbeitet? Für unkritische Aufgaben reichen Dienste mit Verarbeitung in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo Kunden-, Personal- oder Gesundheitsdaten berührt werden, sollten Modelle in Europa oder direkt bei euch laufen. Technisch ist das ohne Weiteres machbar.
3. Werden eure Eingaben zum Training verwendet? Bei kostenlosen Verbraucherzugängen häufig ja, bei Geschäftsverträgen in der Regel abschaltbar. Klärt das schriftlich, bevor jemand Kundendaten in ein Chatfenster tippt.

Zum EU-Regelwerk für KI. Für die hier beschriebenen Anwendungen entstehen für einen normalen Betrieb keine besonderen Auflagen. Aufwendiger wird es erst bei Systemen, die über Menschen entscheiden, etwa in der Personalauswahl.

Der beste Einstieg ist bewusst unspektakulär.

1. Zwei Wochen mitschreiben, welche Tätigkeit sich ständig wiederholt und niemandem Freude macht. Das ist eure Kandidatenliste und nicht das, was in Fachartikeln steht.
2. Einen Kandidaten auswählen, bei dem ein Fehler nicht sofort teuer wird.
3. Vier Wochen parallel laufen lassen und mitzählen, wie oft es richtig liegt. Ohne diese Zahl ist jede Entscheidung Bauchgefühl.
4. Erst dann entscheiden, ob es bleibt, und erst dann über den nächsten Fall nachdenken.

Wenn ihr bei Schritt eins nicht weiterkommt, machen wir das im Erstgespräch gemeinsam. Wie wir dabei vorgehen, steht auf unserer Seite zu KI und Automatisierung.